Zarządzanie projektami internetowymi 2
Kolejny wpis poświęcony zarządzaniu projektami z naciskiem na zarządzanie projekami internetowymi. Tym razem o dwóch podstawowych rodzajach projektów...
Agencje interaktywne prowadzą wiele różnych projektów, można z nich jednak wydzielić dwa podstawowe typy - technologiczne (np. przygotowanie serwisu) oraz marketingowe (np. przeprowadzenie kampanii wizerunkowej). Powyższe typy bardzo się od siebie różnią przez co wymagają innego podejścia metodycznego jeżeli chodzi o zarządzanie nimi.
Początek prawie każdego projektu jest taki sam. Klient kontaktuje się ze sprzedawcą lub też zarządem w celu złożenia zapytania ofertowego. Za przygotowanie oferty odpowiedzialny jest sprzedawca, który część merytoryczną dostaje (lub też konsultuje) z działem kreacji, biznesową zaś z zarządem. Jeżeli klient akceptuje przygotowaną ofertę zarząd wybiera PM projektu, który będzie odpowiedzialny z ramienia agencji za realizację projektu. Pierwszym zadaniem PM jest przygotowanie specyfikacji projektu i przedstawienie jej klientowi podczas kick-off meeting. Za kontakt z klientem odpowiedzialny jest PM. Dopuszcza się również możliwość zaangażowania sprzedawcy w kontakt z klientem jako swego rodzaju bufor pomiędzy obiema stronami (niektórzy klienci są bardzo czasochłonni). Powyższe założenia przedstawione zostały oczywiście w telegraficznym skrócie.
Charakteryzują się tym, że można dla nich przygotować bardzo dokładną specyfikację, opisującą prawie każdą część projektu. Za przygotowanie specyfikacji odpowiedzialny jest PM projektu, który konsultuje się z szefem działu programistów (lub też wyznaczonym do tego przedstawicielem tegoż działu) oraz szefem działu kreacji. W tego rodzaju projektach dzieli się okres całego projektu na tzw. etapy zarządcze (4-6 tygodni). Po każdym takim etapie klientowi przedstawia się przygotowane do tej pory materiały i prosi o ich akceptację. PM każdy taki etap dzieli na pakiety prac. Każdy pakiet prac powienien mieć osobę odpowiedzialną za jego realizację. Osoby te realizują pakiet samodzielnie lub też, w razie potrzeby, przydzielane są im dodatkowe zasoby.
Projekty marketingowe w odróżnieniu od projektów technologicznych są dużo mniej przewidywalne i bardzo często zmienia się w nich przyjęte na początku założenia (np. w odpowiedzi na reakcję osób do których dana kampania jest skierowana). W tym przypadku warto skorzystać z Agilowych metod zarządzania projektami.
PM projektu dzieli cała kampanię na mniejsze działania i układa je na stosie (tzw. Backlog) wg terminu ich rozpoczęcia (lub też jeśli jest to możliwe wg priorytetu dla realizacji projektu). Realizacja poszczególnych zadań odbywa się na zasadzie 2 tygodniowego przebiegu (tzw. sprint znany z metodyki Scrum). Po każdym takim okresie przygotowuje się jego podsumowanie (tzw. sprint review). Krótkie okresy realizacji sprzyjają częstym kontaktom z klientem. Po podsumowaniu odbywa się kolejne spotkanie na którym planowany jest kolejny przebieg.
Prosty schemat metodykii Scrum (z Wikipedii):
Schemat metodykii Scrum
Na co warto zwrócić uwagę:
- Zarządzanie zmianą zakresu projektu - ważnym jest, aby na początku projektu poinformować klienta na jakiej zasadzie może on wprowadzać zmiany do projektu w trakcje jego realizacji. W myśl trójkąta ograniczeń projektu (czas, zakres, budżet) każda zmiana w projekcie może mieć na niego istotny wpływ...
- Daily meetings - codzienne spotkania zespołu projektowego podczas których każda osoba zaangażowana w projekt informuje pozostałych co dziś zostało wykonane itd., może również poinformować, że w kolejnym zadaniu będzie potrzebować pomocy...
